At vælge det rigtige sted For dit næste arrangement

Vi kører en konference i tre måneder”, sagde den administrerende direktør,”finde mig et rigtig godt sted og sørg for, at vi ikke bryde banken”. Så, i omkring tyve ord, du har været fremmet (eller degraderet) til Event Manager. Du kan have lidt eller ingen erfaring på dette område og uddannelse er absolut on-the-job og det starter nu!

Næsten alle med plads til leje er til at give et mødested for alle typer af begivenheden. Du kan vælge fra nybyggede træningsfaciliteter, hoteller, palæer, slotte, konferencesale, udstillingscentre, kunstgallerier, museer, universiteter og colleges. Du kan være sikker på, at alle bliver anderledes og vil have sin egen særlige attributter, der vil gøre det attraktivt for dit arrangement. Du kan også være sikker på, at det sted, der bedst opfylder dine behov er også meget populær med andre brugere, så tidlig booking er afgørende for at sikre, at du ikke ridser rundt og at gå på kompromis med et sted, der ikke helt opfylder dine behov. Udvælgelsesprocessen kan være et mareridt, fordi nogle gange er det som at sammenligne æbler med appelsiner. Så før du selv ser, få et tomt ark papir og skrive ned hvad dit arrangement vil kræve fra et sted til at bidrage til dens succes.

Her er et par forslag:

* På hvilke datoer vil du kræve spillestedet? Har du brug for en generalprøve dag samt den faktiske begivenhed?

* Hvor mange mennesker du vil invitere? Skal numrene være fleksibel op og ned?

* Hvor meget parkering skal dit arrangement?

* Spillestedet bør inden for en bestemt afstand af dit kontor; sige, en fyrre minutters kørsel?

* Er billedet af spillestedet vigtigt? f.eks. vil en billig ingen dikkedarer spillested være passende for at omkostningerne skæring Seminar, mens en udøvende udvalg Workshop kan drage fordel af en up-market mansion house mødested.

* Hvordan skal de sidde? Foredrag stil, konference stil, Restaurant stil? Med eller uden tabeller? Måske på sækkestole?

* Vil du have en projektionsskærm? Hvor stor vil det være?

* Hvordan vil scenen arrangeres?

* Hvad lyd og visuelle hjælpemidler vil din oplægsholdere skal bruge? Vil du give video, overhead eller dias projektorer og et lydsystem eller vil du forvente stedet at gøre dette?

* Vil dine delegerede har brug for overnatning overnatning på stedet eller tæt ved?

* Har du brug for break-out værelser til mindre diskussioner?

* Har du brug for en forsamling område for begivenhed registrering, en oplysninger udstilling og kaffepauser?

* Hvis et måltid er inkluderet i arrangementet, vil det være en buffet og en à la carte måltid?

* Har du brug for tidlig eller sen adgang til spillestedet for forberedelse, samling og demontering formål?

* Hvor mange power point har du brug for og hvor i rummet de bør.

* Har du brug for udendørs plads for isbryder aktiviteter? Isbryder leverandører vil kræve yderligere faciliteter?

* Har du brug for forfriskninger på tabellerne stedfortræder og de skal genfyldes på hver pause?

* Hvad koster pr. stedfortræder skal du ikke overstige?

Nogle af disse oplysninger findes muligvis ikke i detaljer på et tidligt tidspunkt i projektet, men du bør gøre et kvalificeret gæt, og hvis noget over angives for at sikre, at jeres spillested er mere end i stand til at opfylde dine behov.

Bevæbnet med din detaljeret specifikation, kan du nu gøre nogle skrivebord forskning ved hjælp af henstillinger, de gule sider og internet til at udarbejde en lang liste over potentielle spillesteder. Kalde hver sted til at tjekke, at de opfylder de vaesentlige krav; de har passende værelser til rådighed på de datoer, du angiver, de kan levere de yderligere tjenester og de er inden for din pris parametre. Disse opfordringer vil straks forkorte din liste og du står tilbage med kun en håndfuld, at du skal besøge, helst med en kollega, med henblik på at ratificere dem mod dine kriterier.

At bringe en kollega med dig, især en person, der har specialiseret sig i at være skeptisk, vil forhindre dig i at blive helt forbruges af en god salgstale og vil give dig tid til at kigge på de små detaljer.

Ved hjælp af denne proces normalt genererer en klar vinder, men hvis du er heldig nok til at have to eller tre steder at vælge imellem, skal du vælge det sted, der er bemandet med et team du tror, der vil fungere mest effektivt med dit eget hold.

Ikke nogensinde lade sig narre af hvordan simple CEO gør det lyd; mødested konstatering er en alvorlig og tidskrævende business og kan betyde forskellen mellem succes og fiasko for din konference, workshop, roadshow eller seminar. Med lidt tænkning tid opfylder de rigtige spørgsmål og selvfølgelig de rigtige oplysninger, du vil føle dig bedre udstyrede og mere sikker på, at stedet, du vælger virkelig kravene.